Règlement d'Ordre Intérieur ROI

REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR

Il est convenu de mettre en place ce Règlement d’Ordre Intérieur qui vient compléter et expliciter les statuts du Bureau d'études, de fourniture de services, d’exécution et de conseils pour le bâtiment et les travaux publics.
Ce ROI est établi en conformité avec le Décret du Roi- Souverain du 27 février 1887 (le Décret du 23 juin 1960 et l’Ordonnance n°79-025 du 07 juillet 1979) qui régit les sociétés commerciales en RD Congo.

TITRE I. DE CONDITIONS POUR DEVENIR ASSOCIE

1. Toute personne physique ou morale peut devenir associé dans le Bureau d’études et de fourniture des services KANTOJ Consulting SARL à condition de :

• A dresser une demande par écrit au Gérant du Bureau d’études,
• Souscrire et libérer intégralement en numéraires le montant qui représentera la valeur réelle de ses parts sociales dans le respect des articles 5 et 6 des statuts du Bureau d’études
• Etre de bonne conduite, vie et mœurs

Le gérant doit immédiatement convoquer l’assemblée générale des associés qui devra se prononcer sur la demande au plus tard dans les deux semaines de la date de la réception de la demande.
L’agrément de l’intégration d’un nouvel associé doit, pour être valable, être donné par ¾ des associés, propriétaires de parts sociales représentant ensemble trois quarts du capital après déduction de celles pour l’intégration desquelles l’agrément est demandé.
Si l’agrément de l’intégration d’un nouvel associé, ce dernier acquiert les mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que les autres associés.
La demande d’intégration et le montant libéré par le nouvel associé doit être communiqué aux commissaires aux comptes aux moins vingt jours avant la réunion de l’assemblée générale des associés appelés à statuer sur l’intégration afin qu’ils apprécieront la valeur réelle du montant en termes des parts sociales.

TITRE II. DES DROITS ET OBLIGATIONS DES ASSOCIES

1.  Les associés doivent se conformer aux statuts et règlement d’ordre intérieur du Bureau d’études et de fourniture de services.

• Ils doivent participer ou se faire représenter à toutes les Assemblées Générales programmées et à toutes les activités organisées par le Gérant du Bureau d’études.
• Ils doivent respecter les décisions des Assemblées Générales du Bureau d’études.
• Les associés sont solidairement responsables à la limite de la valeur de leurs parts respectives conformément au droit commun envers les tiers, de tous dommages résultant des fautes civiles et/ ou infractions à la loi commises par le Gérant et/ou les Commissaires aux comptes dans l'exécution des mandats qu'ils ont reçus et dans leurs fonctions. 
• Les associés ne sont tenus des dettes sociales qu’à concurrence de leur apport.

TITRE II. Convocation et Tenue des Assemblées des associés

• Tout associé peut proposer des points à inscrire à l'ordre du jour de l’Assemblée Générale prochaine.Le secrétaire devant établir l'ordre du jour avec le président, il est conseillé à tout associé qui le désire, de communiquer tout point qu’il propose pour être mentionné à l'ordre du jour au secrétaire douze jours avant la tenue de l’Assemblée Générale prochaine.
• La convocation des Assemblées Générales ordinaires se fait par l’envoi d’une invitation vingt jours avant leur tenue.
• La convocation des Assemblées Générales extra ordinaires se fait par l’envoi d’une invitation dix jours avant leur tenue.Etant donné leur caractère urgent et même inattendu, le délai de Ia convocation des Assemblées Générales extra ordinaires peut même être réduit à deux ou trois jours selon que tous les associés l’accordent ou y trouvent de l’intérêt pour le Bureau d’études

• Les invitations aux Assemblées Générales doivent mentionner les points portés à l'ordre du jour.Des annexes pourraient éventuellement être transmises en vue d'éclaircir certains points à l'ordre du jour.
• Les Assemblées Générales ne peuvent se dérouler que pour une durée de trois heures maximum.Le quorum pour la bonne tenue de la réunion est soit de 2/4 des associés présents représentant ¾ des actions, soit de ¾ des associés présents représentant ¾ des actions.
• Les modalités de rédaction et d'approbation des procès-verbaux des réunions et de la communication de ceux-ci à chaque membre du conseil.Après chaque Assemblée Générale, le secrétaire doit rédiger un procès-verbal et le faire approuver par le président. Après approbation par le président de l’Assemblée Générale concernée, le procès-verbal est communiqué aux associés intéressés qui devront à leur tour l’approuver pour afin être classé dans les archives par le secrétaire. 

TITRE III. Des organes et leurs fonctions

Rôles du Gérant

• Le Gérant est le gestionnaire quotidien de l'entreprise et sur proposition du président de l’Assemblée générale, il est mandaté pour diriger l’entreprise pendant une durée déterminée ou indéterminée. il doit agir en qualité de délégué de tous les associés et il est un agent technique d'exploitation et de gestion de l’entreprise.
• C'est le Gérant qui est responsable de la tenue des Assemblées Générales des associés. Il doit convoquer les Assemblées Générales au moyen des invitations remises à tous les associés selon les modalités fixées dans le présent règlement d'ordre intérieur.

Rôles des secrétaires

1. Le secrétaire rédige les procès-verbaux. Les procès-verbaux sont lus et approuvés à l'ouverture de chaque assemblée générale.Ceux-ci doivent reprendre les propositions faites pendant l’Assemblée Générale, les décisions prises ainsi qu'un résumé fidèle des débats. A part ces éléments prévus par la loi, le lieu et la date de la réunion et les noms des associés qui étaient présents, excusés et absents seront bien entendu également mentionnés.Les décisions se prennent par vote secret ou à main levée à la majorité absolue des associés présents et représentés. Dès qu'il est approuvé, le procès-verbal est signé par le secrétaire et le président.Le secrétaire est responsable des archives du conseil d'entreprise et doit disposer à cet effet d'une armoire qui ferme.Il veille à la préparation des Assemblées Générales afin qu'elles se déroulent à la date voulue et dans les meilleures conditions de préparation, de documentation et d'information.Pour remplir ces tâches dans les meilleures conditions, le secrétaire doit disposer du temps et des facilités nécessaires à savoir un local, du matériel et éventuellement une dactylo.

• Le rôle du secrétaire et les modalités de son choix et de son remplacement.Il est utile de mentionner que le secrétaire doit pouvoir disposer du temps et des facilités nécessaires.

TITRE III. Modes d’information et de communication

• Le mode d'information et le mode de communication entre associés à celui-ci des activités du conseil d'entreprise.Le procès-verbal ou toute autre communication peuvent être affichés et envoyés à chaque associé sous pli fermé ou par internet sur leurs adresses e-mails officielles reconnues.

Titre IV. Conservation et consultation des archives

• Toutes les archives de l’entreprise sont conservées sur le site web de l’entreprise et au siège du Bureau d’études et le secrétaire est tenu de veiller à sa bonne conservation.
• Toute consultation doit être préalablement demandée auprès du Gérant qui jugera de la nécessité d’obtenir ou pas l’autorisation des associés ou pas. 
• Des archives du conseil d'entreprise et les modalités de consultation de celles-ci par les membres du conseil d'entreprise.Il est utile de préciser les modalités de consultation des archives par les membres du conseil. Ces archives sont conservées par le secrétaire.

TITRE III. CLOTURE DU BILAN D’EXERCICE ET PARTAGE DES DIVIDENDES

• L'exercice social se termine le trente et un décembre de chaque année conformément aux articles 24, 25, 26 des statuts du Bureau d’études.A cette date le gérant doit clôturer les écritures comptables, dresser un inventaire contenant l'indication de valeurs mobilières et immobilières ainsi que toutes les créances et des dettes de la société.Le gérant est alors tenu de faire un rapport qui doit être disponible au siège social du Bureau d’étude réalisées afin de permettre aux associés de donner leur appréciation sur l'exercice social écoulé. Si des dividendes ont été réalisés pendant l’exercice écoulé, elles sont partagées entre les associés au prorata des valeurs des parts sociales de chacun d’entre eux.

TITRE IV. DES CONDITIONS DE SORTIE ET D’EXCLUSION.

1. Tout associé est libre de quitter le Bureau d’études mais doit préalablement en avertir les autres associés par l’entremise du Gérant trois mois avant.

• La qualité d’associé se perd par le retrait volontaire, par décès ou par exclusion.
• Ce retrait volontaire se fait par écrit.
• Le comportement d’un associé contraire aux statuts, au Règlement d’Ordre intérieur appel à l’exclusion qui devra être décidée en Assemblée Générale et signifiée par le Président de l’Assemblée Générale à l’associé concerné à travers une lettre écrite.
• L’associé exclu se verra remis sa part sociale et les dividendes évalués par les commissaires aux comptes à la date d’exclusion.

TITRE VI.DES CONDITIONS DE VOTE ET D’ELIGIBILITE

• Sont électeurs et éligibles tous les associés qui sont de bonne vie et mœurs, qui ont intégralement libéré leurs parts sociales et qui respectent les statuts, le Règlement d’ordre intérieur du Bureau d’études et les lois en vigueur dans le pays.L’absence à une réunion n’altère en rien la validité d’une candidature à un poste à pourvoir selon les besoins du Bureau d’études.

TITRE VII. DE LA MODIFICATION DU REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR ET DE LA DISSOLUTION ET DISPOSITION FINALE.

1. Le Règlement d’Ordre Intérieur du Bureau d’études peut être modifié sur proposition du Gérant en Assemblée Générale ou par un ou plusieurs associés (3/4) par une demande adressée au bureau du Bureau d’études, selon les besoins ressentis par le Bureau d’études a décision.Au cas où la proposition de modification est adoptée par les associés, l’Assemblée Générale nommera alors une commission qui se chargera d’intégrer toutes les modifications proposées et de proposer un texte révisé à la prochaine Assemblée Générale

• Le solde de la liquidation sera effectué à une autre structure de développement paysanne à caractère caritative, philanthropique et humanitaire poursuivant les mêmes objectifs et résidant dans le même rayon d’action.
• Tout différent entre associés ou entre associés et tiers sera réglé à l’amiable ; au cas où la solution n’est pas trouvée à ce niveau, seul le tribunal de grande instance de Bukavu reste compétent en la matière.
• Les clauses du présent Règlement d’Ordre Intérieur entrent en vigueur à la date de sa signature.

Fait à Bukavu, le 26/ Mai /2014

Les Associés